سازماندهی یکی از مهم ترین تکنیک های مدیریت کارهای افراد موفق است، لازم نیست حتما مدیر یا کارآفرین باشید تا کارهایتان را بلد باشید سازماندهی کنید… حتی اگر کارمند معمولی هم باشید، برای اینکه دستآوردهای بیشتری داشته باشید لازم است کارهایتان را سازماندهی کنید.

سازماندهی کارهای یعنی بتوانید برنامه ای مشخص، دسته بندی و اولویت بندی شده برای کارهایتان داشته باشید؛

آیا چنین برنامه قدرتمندی برای موفقیت تان دارید؟

اگر ندارید، در این مقاله یاد می گیرید چطور کارهایتان را سازماندهی کنید، یک برنامه منسجم و قدرتمند برای موفق شدن طرح ریزی کنید :

گام اول) هفته تان را برنامه ریزی و سازماندهی کنید

اولین قدمی که باید بردارید، برنامه ریزی برای هفته آینده است.
فعلا فراتر از هفته آینده نباید بروید؛ برنامه پنج سال و ده سال اینده تان را فراموش کنید، فعلا فقط تمرکز تان بر روی هفته آینده باشد.

برای اینکار، چشمان تان را ببندید و خودِ ایده آل تان را یک هفته بعد ببینید؛ در این یک هفته چه کارهایی دوست دارید خود ایده آل تان توانسته باشد انجام دهد؟

خودتان را ببینید که تمام تماس های مهم کاری را برقرار کردید، فکس های مهم را ارسال کردید، قراردادهای کاری که میخواستید را امضا کردید و …

آیا اینکارها احساس خوبی به شما میدهد؟ پس آنها باید دستآوردهای شما باشند.
برای اینکار لیستی از کارهایی که باید در طول هفته اینده انجام شوند، تا به دستآوردهای مورد نظر برسید را یادداشت کنید.

فقط بیست دقیقه زمان لازم دارید… نه بیشتر !
بیست دقیقه وقت به این کار اختصاص دهید و ماه ها در زندگی تان جلو خواهید افتاد.

حال، که لیست کارهای مورد نظر را نوشتید، مشخص کنید که در آخر هفته به چه دستآوردهایی خواهید رسید؟

  • گرفتن امضا و عقد قرار داد با مشتری
  • تکمیل و راه اندازی وبسایت
  • اتمام کتابی که درحال خواندن آن هستید
  • و …

شما با اینکار مشخص میکنید که تمام کارهای ریز و درشتی که در طول هفته انجام میدهید، برای چیست؟ 

حالا که لیست کارها و دستآوردهایتان را نوشتید :

  1. ۳-۵ کار مهمی که باید حتما تا آخر هفته بعد انجام شوند را مشخص کنید
  2. قدم هایی که برای انجام اینکارها لازم است بردارید را مشخص کنید
  3. سررسیدی تهیه کنید و کارهای مورد نظر را زمانبندی شده در روز و ساعت مشخص کنید.
  4. از ابتدای هفته آینده، شروع به اجرا کنید ! به همین راحتی…

افراد موفق، برنامه ریزهای موفقی هستند.

گام دوم) هر روزتان را برای موفقیت آماده کنید

هر روز یک شروع جدید است… به همین خاطر به یک برنامه جدید نیاز دارید.
خبر خوب این است که شما گام اول را دنبال کردید و برنامه هفتگی تان را نوشتید، برنامه روزانه تان ۵  تا ۱۰ دقیقه بیشتر از شما زمان نخواهد برد.

برای این منظور، بهترین حالت برنامه ریزی روزانه، از شب قبل است،
قبل از خواب، کاغذی بردارید و بنویسید که از کارهایی که در برنامه هفتگی تان نوشتید، کدام را باید فردا و چه ساعتی از روز انجام دهید؟

با اینکار صبح زود که از خواب بیدار میشوید، احساس خوبی دارید چون میدانید قرار است امروز چه کارهایی انجام دهید و این کارها شما را به چه دستآوردهایی هدایت میکنند.

بنابراین روی برگه ای که برداشتید، نکات زیر را رعایت کنید :

  1. اولویت های کاری روزانه تان را مشخص کنید
    چه کاری باید حتما فردا انجام شود و چه کاری اگر پس فردا هم انجام شد، مشکلی ندارد؟
  2. چطور میتوانید اهداف و دستآوردهای هفتگی تان را انجام کارهای روزانه پوشش دهید؟
  3. چطور میتوانید بیشترین استفاده را از ۲۴ ساعت فردا ببرید؟

همه ما اولویت هایی در زندگی داریم که باید آنها را در برنامه کاری مان در نظر بگیریم؛ برنامه روزانه شما باید کاملا با برنامه روزانه دوست تان متفاوت باشد و فقط خودتان بتوانید برنامه روزانه تان را انجام دهید.

گام سوم) موکول کنید، محول کنید و حذف کنید

به هر نحوی، زمان خواهد گذشت.
چه از آن استفاده کنید و چه بلااستفاده بگذاریدش سپری خواهد شد و هرگز موفق نخواهید شد یک ثانیه اش را هم برگردانید.

زمان، دارایی ارزشمندی است که همه ما انسان ها به مساوی از آن بهره مندیم، اما خیلی ها از این دارایی ارزشمند برای خلق ثروت های مادی و معنوی استفاده میکنند و دیگران آنرا هدر میدهند.

شما چطور؟
آیا به بهترین نحو از این دارایی استفاده میکنید؟
برای اینکه بدانیم (و بدانید) که چقدر از زمان تان بهره برداری میکنید، به سوالات زیر پاسخ دهید :

  • کارهایی را که میتوانید به دیگران محول کنید را خودتان انجام میدهید؟
  • کارهایی که در اولویت نیستند و میتوانید به بعد موکول کنید را انجام میدهید؟
  • کارهایی که انجام آنها مهم نیست را از لیست کارهایتان حذف نمیکنید؟

اگر پاسخ شما به پرسش های فوق مثبت بود، یعنی هنوز بهترین استفاده را از زمان تان نمی برید؛ کارهای زیادی هست که باید انجام دهید، کارهای زیادی هست که نباید انجام دهید، کارهای زیادی هست که باید به دیگران بسپارید انجام دهند و کارهایی هم هست که باید حذف شان کنید…

برای این منظور؛
اگر کاری را در طول هفته مشخص کردید که انجام دهید، اما میتوانید به دیگری محول کنید، حتما آنرا محول کنید.

مثلا شما میتوانید خریدهای شرکت تان را به آبدارچی یا مسئول خرید محول کنید.

کارهایی هستند که میتوانید از دیگران کمک بگیرید، حتما این کار را انجام دهید. برای اینکه اتومبیل تان را تعمیر کنید، قرار نیست ده تا کتاب مکانیکی و ساعت ها آموزش ببینید !

خیلی ساده اتومبیل تان را پیش یک مکانیک میبرید و تعمیر آنرا به مکانیک محول میکنید.

اما کارهایی که باید به بعد موکول کنید؛
آیا در طول هفته کارهایی هستند که میتوانید انجام شان را به هفته بعد موکول کنید؟ مثل دیدن فیلم هایی که خریدید؟ و یا بازدید از پاساژ تازه تاسیس؟ پس آنها را حتما به هفته بعد موکول کنید.

کارهایی که اگر این هفته انجام ندهید، هیچ اتفاق بدی رخ نخواهد داد و سریع تر به دستآوردهایتان میرسید را هم حذف (و یا موکول کنید)

جمعبندی؛

همه ما انسان ها در طول به صورت مساوی ۲۴ ساعت در اختیار داریم.
این هنر ماست که چطور بهترین استفاده را از این ۲۴ ساعت ببریم، از آن به عنوان دارایی استفاده کنیم و ارزش افزوده ایجاد کنیم و یا آنرا هدر بدهیم و بلااستفاده رهایش کنیم.

کارهایتان را سازماندهی کنید، برنامه داشته باشید و به برنامه روزانه تان پایبند باشید.

اگر در مدیریت زمان با مشکل مواجه هستید ، دوره غیر حضوری مدیریت زمان کمک بسیار زیادی به شما خواهد کرد، کلیک کنید.